Los libros reglamentarios son aquellos en los cuales se registran los procesos de la Institución, para organizar la información de todos los miembros de la Comunidad Educativa, éstos constituyen parte del archivo institucional que permite registrar y entregar de manera eficaz y oportuna la información a los usuarios que la requieran.
11.1. LIBRO DE MATRICULA
Libro foliado en el que se consigna el contrato de matrícula de todos los estudiantes que ingresa por primera vez a la Institución; en él se registran los datos más importantes del Estudiante y su acudiente. Su validez está dada por las firmas de las partes. De igual forma en él se registra la cancelación de matrícula por parte del estudiante y acudiente utilizando para ello el espacio dispuesto en el folio en que asentó la matrícula inicial.
11.2. FICHA DE RENOVACIÓN DE MATRÍCULA
El contrato de matrícula es renovado cada año mediante una ficha se archiva en la carpeta de documentos del estudiante; en ella se registran los datos actualizados más importantes del estudiante y su acudiente. Su validez está dada por las firmas de las partes. De igual forma en ella se registra la cancelación de matrícula por parte del estudiante y su acudiente, utilizando para ello el espacio dispuesto en la misma ficha.
11.3. OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE
Folleto o cuadernillo individual de cada estudiante, en el que se registran año a año sus datos personales, sus características, el proceso de desarrollo y especialmente los procedimientos y correctivos convivenciales aplicados en su proceso formativo. También en él se hace anotación las observaciones y recomendaciones hechas por el orientador de grupo para el mejoramiento continuo del estudiante o el reconocimiento de sus positivos desempeños. En esta hoja de vida se registra la aplicación de los procedimientos o correctivos convivenciales descritos en el Manual de Convivencia de la institución. El observador acompaña al estudiante durante la totalidad de su permanencia en la Institución y le es entregado al momento de su retiro de la misma. Se realiza un resumen del comportamiento dos veces al año cada semestre.
11.4 DIARIO DE DESEMPEÑO COMPORTAMENTAL DEL ESTUDIANTE
Es una hoja por estudiante de cada grupo donde se realiza la anotación de comportamientos significativos del estudiante que afecten la convivencia de aula o la institución, destacando situaciones tipo I, II, II con los correctivos de cada situación de manera clara y real y debe figurar la firma del estudiante en cada registro, en caso de negarse lo debe hacer el representante de grupo u otro estudiante como testigo.
11.4. REGISTRO AUXILIAR DE CONVIVENCIA
Formato el cual será manejado por coordinación en el que se consignan los hechos cotidianos dados en el proceso formativo (faltas, tratamiento, compromisos y firmas). Se utiliza para dejar un registro provisional en tanto se aplica el procedimiento o correctivo de acuerdo al manual de convivencia. Este registro debe estar acompañado de la lista de los estudiantes y el registro de la situación foliada como control)
11.5. FORMATOS DE CONTROL Y REGISTRO
La Institución tiene definidos los formatos institucionales para registrar y hacer seguimiento oportuno a la asistencia, la puntualidad, el porte del uniforme, permisos especiales, citación a Padres de Familia, convenios o compromiso y actas . Estos formatos de seguimiento constituyen evidencias y control en el proceso formativo de los Estudiantes.
11.6. FORMATO DE COMUNICACIONES
Es un puente dedicado exclusivamente para la comunicación escrita entre la Institución y los padres de familia. A través de este medio formato se informan los asuntos, novedades y excusas concernientes a los estudiantes o la Institución, citaciones, permisos de salidas pedagógicas, o procesos de interés en el proceso de formación de los estudiantes. De igual forma, es el medio por el cual los Padres de Familia envían información, excusas, solicitudes a los Educadores y muy especialmente reportan el recibido de información o elementos que les son enviados con sus hijos.
11.1. LIBRO DE MATRICULA
Libro foliado en el que se consigna el contrato de matrícula de todos los estudiantes que ingresa por primera vez a la Institución; en él se registran los datos más importantes del Estudiante y su acudiente. Su validez está dada por las firmas de las partes. De igual forma en él se registra la cancelación de matrícula por parte del estudiante y acudiente utilizando para ello el espacio dispuesto en el folio en que asentó la matrícula inicial.
11.2. FICHA DE RENOVACIÓN DE MATRÍCULA
El contrato de matrícula es renovado cada año mediante una ficha se archiva en la carpeta de documentos del estudiante; en ella se registran los datos actualizados más importantes del estudiante y su acudiente. Su validez está dada por las firmas de las partes. De igual forma en ella se registra la cancelación de matrícula por parte del estudiante y su acudiente, utilizando para ello el espacio dispuesto en la misma ficha.
11.3. OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE
Folleto o cuadernillo individual de cada estudiante, en el que se registran año a año sus datos personales, sus características, el proceso de desarrollo y especialmente los procedimientos y correctivos convivenciales aplicados en su proceso formativo. También en él se hace anotación las observaciones y recomendaciones hechas por el orientador de grupo para el mejoramiento continuo del estudiante o el reconocimiento de sus positivos desempeños. En esta hoja de vida se registra la aplicación de los procedimientos o correctivos convivenciales descritos en el Manual de Convivencia de la institución. El observador acompaña al estudiante durante la totalidad de su permanencia en la Institución y le es entregado al momento de su retiro de la misma. Se realiza un resumen del comportamiento dos veces al año cada semestre.
11.4 DIARIO DE DESEMPEÑO COMPORTAMENTAL DEL ESTUDIANTE
Es una hoja por estudiante de cada grupo donde se realiza la anotación de comportamientos significativos del estudiante que afecten la convivencia de aula o la institución, destacando situaciones tipo I, II, II con los correctivos de cada situación de manera clara y real y debe figurar la firma del estudiante en cada registro, en caso de negarse lo debe hacer el representante de grupo u otro estudiante como testigo.
11.4. REGISTRO AUXILIAR DE CONVIVENCIA
Formato el cual será manejado por coordinación en el que se consignan los hechos cotidianos dados en el proceso formativo (faltas, tratamiento, compromisos y firmas). Se utiliza para dejar un registro provisional en tanto se aplica el procedimiento o correctivo de acuerdo al manual de convivencia. Este registro debe estar acompañado de la lista de los estudiantes y el registro de la situación foliada como control)
11.5. FORMATOS DE CONTROL Y REGISTRO
La Institución tiene definidos los formatos institucionales para registrar y hacer seguimiento oportuno a la asistencia, la puntualidad, el porte del uniforme, permisos especiales, citación a Padres de Familia, convenios o compromiso y actas . Estos formatos de seguimiento constituyen evidencias y control en el proceso formativo de los Estudiantes.
11.6. FORMATO DE COMUNICACIONES
Es un puente dedicado exclusivamente para la comunicación escrita entre la Institución y los padres de familia. A través de este medio formato se informan los asuntos, novedades y excusas concernientes a los estudiantes o la Institución, citaciones, permisos de salidas pedagógicas, o procesos de interés en el proceso de formación de los estudiantes. De igual forma, es el medio por el cual los Padres de Familia envían información, excusas, solicitudes a los Educadores y muy especialmente reportan el recibido de información o elementos que les son enviados con sus hijos.
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