PROCEDIMIENTOS

"Formando futuro con sentido humano"

11. PROCEDIMIENTOS

En todos los casos, en la decisión de tomar acciones correctivas o pedagógicas a un estudiante, se tendrá en cuenta que:

1.  La decisión debe estar precedida de un proceso de acompañamiento personal mediante el cual se indague las razones que llevaron al estudiante a transgredir las normas; con tal fin contará con la asesoría de su coordinador, asesor de grupo, psicólogo (remitido).

2.  El estudiante debe ser escuchado para hacer sus respectivos descargos con relación a las situaciones que le imputen, académicas o disciplinarias, ante cada instante del conducto regular.

3.  Los descargos que presente podrá hacerse en forma oral o escrita ante las autoridades competentes de la Institución de acuerdo con el proceso de acción correctiva y se admitirán todos los medios de pruebas que se consideren pertinentes para su defensa.

4. Los padres de familia o acudientes autorizados serán notificados oportunamente sobre la situación del estudiante cuando se esté adelantando un proceso que pueda derivar en la aplicación de un correctivo pedagógico, legal  o en los casos contemplados expresamente en este manual de convivencia. 

11.1 PROCEDIMIENTO PARA APLICAR A PADRES DE FAMILIA.

La aplicación de estrategias correctivas a los Padres de Familia apunta a la superación de las falencias presentadas por los mismos en el cumplimiento de sus deberes para con sus acudidos, la Institución o miembro alguno de la misma. El procedimiento de correctivos a los padres se rige por los principios de progresividad, justicia, celeridad, eficacia, proporcionalidad, debido proceso, favorabilidad y concertación, ellos son:

11.1.1.  DIÁLOGO.

Al tener conocimiento o indicios de incumplimiento de deberes por parte algún Padre de Familia, el Educador o Directivo Docente conocedor del asunto citará a dicho padre a un diálogo que tiene por objeto el diagnóstico de la situación para poder definir el tratamiento que debe brindarse a la misma. El  educador o Directivo que atiende el caso intervine desde la asesoría  evalúa  la situación para decidir la necesidad o no de remitirla a otra instancia.

11.1.2. NOTIFICACIÓN POR ESCRITO A PADRES DE FAMILIA Y/O ACUDIENTES.

La notificación por escrito a padres de familia y/o acudiente se aplica por parte del orientador de grupo cuando se presenta incumplimiento reiterado de sus deberes, poca respuesta a los diálogos sostenidos o incumplimiento de los compromisos establecidos, se levanta acta de la notificación y se registra la misma en el observador del estudiante; debe contener la fecha, descripción de la situación presentada, el(los) correctivo(s) aplicados(s), compromisos del padre de familia y/o acudiente y las firmas respectivas.

11.1.3.   ELABORACIÓN DE COMPROMISO.

Al padre de familia y/o acudiente que ya fue notificado y si el estudiante continua incurriendo en el incumplimiento de sus deberes, se le cita nuevamente para el diligenciamiento de un compromiso como acudiente, donde se definen las estrategias a implementar para superar las dificultades y los compromisos adquiridos por él como acudiente.

Dicho Compromiso será diligenciado por la Coordinación o rectoría, quienes  harán seguimiento de su cumplimiento. La vigencia del Compromiso es del año lectivo.

11.1.4. CITACIÓN A COMITÉ DE CONVIVENCIA ESCOLAR.

Los padres de familia y/o acudientes serán citados por el Comité de Convivencia Escolar cuando incumplan con los compromisos establecidos en el anterior numeral, o cuando estos presenten situaciones que atenten contra la integridad física, moral o emocional de la Institución o alguno de sus miembros, ello con el fin de llegar a acuerdos, contratos, o realizar procesos de reflexión y concientización y/o buscar soluciones definitivas a la problemática presentada. 

ELABORACIÓN DE CONTRATO.

11.1.5. REMISIÓN A AUTORIDADES COMPETENTES.

Es obligación de la Institución remitir a las autoridades competentes a los padres de familia que no cumplan con sus deberes como responsables de sus hijos, cuando se conozca o sospeche de abuso o abandono alguno hacia sus hijos o cuando atenten contra la integridad física, moral o emocional de la Institución o alguno de sus miembros.

De igual forma la ruta de atención para la convivencia escolar y formación para el ejercicio de los derechos humanos, la educación para la sexualidad y la prevención y mitigación de la violencia escolar, establecida por la Ley 1620 de 2013, permite confluir a las diferentes entidades estatales y privadas en la atención de las familias que presentan problemáticas de este tipo; por lo tanto la Institución remitirá a las mencionadas entidades aquellos casos que requieran de atención especializada de acuerdo con los diferentes programas que las mismas ofrecen.

11.2. PROCEDIMIENTO PARA REGULAR LA PUNTUALIDAD DE LOS ESTUDIANTES AL INICIO DE LA JORNADA ESCOLAR.

1. Al iniciar la jornada escolar acompañar el acceso de los Estudiantes por la portería, el encargado de ésta.

2. La puerta se abre antes para dar inicio a la jornada; para velar por el cumplimiento de esta norma, se tocará el himno de la institución tres minutos antes como previo aviso y un timbre a la hora en punto del inicio de la jornada.

 3. Al iniciar la jornada, a quien haya llegado tarde, el encargado de la portería autorizará el ingreso de todos los estudiantes con previo registro en el control de asistencia.

 4. El educador tiene la autoridad para hacer correctivo al interior del aula por la impuntualidad a las actividades. Por este motivo no puede ser dejado fuera del aula

5. Si el Estudiante reincide en  tres (3) llegadas tarde se le informara al  Coordinador para que inicie diálogo con el estudiante

6. Si el Estudiante reincide en llegar tarde se aplica la fase del procedimiento correctivo de “notificación a Padres de Familia”

7. En lo sucesivo por cada llegada tarde se continuará con las fases siguientes del procedimiento correctivo, tal cual como está descrito en este Manual.

8. Cuando el estudiante se retrasa más de 45 minutos al iniciar la jornada debe venir acompañado con el padre de familia o traer una excusa justificada.

11.3. PROCEDIMIENTO PARA REGULAR LA ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES.

1. El Educador de la primera hora de clase tendrá a cargo diligenciar diariamente el formato de registro de estudiantes inasistentes a la Institución y entregarlo a la Coordinación de Jornada al terminar la primera hora de clase.

2. El coordinador se comunicará telefónicamente con los padres de los estudiantes con el ánimo de confirmar la existencia de motivo válido de la ausencia.

3. En el caso en que la ausencia del estudiante sea conocida y explicada por el padre de familia, se le recordará a este el compromiso de enviar la excusa escrita en el cuaderno comunicador cuando el estudiante se reincorpore a clases regularmente, en caso contrario se habrá constatado la omisión y se aplicará el procedimiento y correctivo definidos en este Manual.

4. En la totalidad de las clases los Educadores controlarán la asistencia de los Estudiantes registrando la misma en el formato institucional de control de asistencia, el cual será reportado oportunamente al aplicativo registro escolar.

5. La inasistencia superior al 25% de las actividades académicas será objeto de reprobación del respectivo grado.

Corresponde a las Comisiones de Evaluación y Promoción analizar y decidir sobre este asunto cuando las inasistencias del Estudiante presenten justa causa.

6. Casos especiales de inasistencia que no tienen justificación serán notificados por escrito al acudiente y si no son mejorados serán informados a las autoridades competentes.

11.4. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR PERMISOS.

11.4.1. PERMISOS REFERENTES AL UNIFORME.

1. Todo Estudiante al ingresar por primera vez a la Institución cuenta con permiso de máximo 20 días hábiles para adquirir y portar el uniforme institucional, vencido el mencionado plazo el Estudiante deberá presentarse a la Institución con el cumplimiento pleno de las normas que rigen el porte del uniforme. (Para tal cumplimiento la institución cuenta con la política "rotación de uniformes”, permitiendo dotar a la mayoría de uniforme)

2. En caso en que no haya sido posible la consecución del uniforme por dificultades económicas o similares, el Padre de Familia deberá presentarse personalmente con el Estudiante ante la Coordinación de Jornada, para exponer los motivos del no cumplimiento con el uniforme o parte de él; la Coordinación evaluará la situación y decidirá en primera instancia sobre el nuevo permiso y el plazo que se dará al Padre de Familia y al Estudiante para cumplir con el uniforme.

3. El Padre de Familia deberá establecer un compromiso escrito con el Estudiante y la Coordinación, de manera tal que se garantice el cumplimiento del plazo que se ha establecido en el permiso de no cumplimiento con el uniforme.

4. En caso en que el Padre de Familia presente una justa y evidenciable causa por la cual no ha logrado cumplir con el nuevo permiso otorgado, deberá repetir el trámite de que hablan los dos numerales anteriores.

5. En los casos en que el Estudiante no pueda cumplir esporádicamente con el uniforme o parte de él, deberá presentar a la Coordinación solicitud escrita por parte del Padre de Familia de permiso para el no cumplimiento con el uniforme por un plazo no superior a cinco días hábiles. La solicitud de permiso debe hacerse en formato institucional o carta escrita en que se expongan claramente los motivos, el número de días, las firmas del Padre de Familia y el Estudiante y el teléfono respectivo.

6. En los casos en que el Estudiante no pueda cumplir con el uniforme por un tiempo superior a cinco (5) días hábiles, mediando justa causa, deberá presentarse personalmente el Padre de Familia ante la Coordinación para exponer el asunto y establecer el respectivo permiso y compromiso escrito.

11.4.2. PERMISOS REFERENTES A AUSENCIAS.

1. El Padre de Familia que se vea en la necesidad de solicitar permiso para que su hijo no se presente a clases hasta tres (3) días hábiles, mediando justa causa, podrá hacerlo remitiendo con antelación a la fecha solicitud escrita a la Coordinación de Jornada, dicha solicitud deberá contener los datos completos del Estudiante, el motivo o causa, las fechas en que solicita la ausencia, las firmas del padre y el Estudiante y el respectivo teléfono.

2. Cuando el permiso que se requiere es superior a tres (3) días hábiles y hasta quince (15) días hábiles, deberá presentarse personalmente el Padre de Familia ante la Coordinación para exponer el asunto y establecer el respectivo permiso y compromiso escrito, si el permiso no es justificado por calamidad doméstica o enfermedad la institución no se hace responsable de su rendimiento académico, notas y trabajos pendientes.

3. Para salir de la Institución en jornada escolar por un imprevisto (cita médica u odontológica, enfermedad, diligencias familiares o similares), el Padre de Familia deberá enviar solicitud escrita de permiso indicando el motivo, la fecha, la hora de salida y la persona adulta autorizada para recoger al Estudiante; dicha solicitud deberá contener además datos completos del Estudiante, las firmas del padre y el Estudiante y el respectivo teléfono.

4. En caso de que el acudiente directo no pueda recogerlo, la Coordinación corroborará vía telefónica toda solicitud de permiso que le sea presentada antes de autorizarla.

5. Para solicitar un permiso para salir de la Institución en jornada escolar se debe presentar con un (1) día de anticipación o al inicio de la jornada y después de ser aprobada presentarse a cada Educador de las clases en que se estará ausente. Todo otro tipo de permiso que sea solicitado por un Estudiante o Padre de Familia seguirá en su trámite la lógica expuesta en los procedimientos anteriores.

11.5. PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL PORTE ADECUADO DEL UNIFORME.

Todos y cada uno de los Educadores al iniciar cada clase harán revisión del uniforme y debido porte por parte de cada uno de los Estudiantes, en caso de incumplimiento del mismo harán la respectiva anotación en el registro Auxiliar de Convivencia, en tanto no medie un permiso o excusa debidamente tramitada, siguen la aplicación del procedimiento y los correctivos definidos en este Manual.

11.6. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE EXCUSAS.

1. Las excusas se deben diligenciarse en el formato de comunicaciones con firma del Padre de Familia y/o Acudiente, con su documento de identidad y teléfono.

2. La excusa escrita del Padre de Familia y/o Acudiente por ausencia justificada del Estudiante, debe ser presentada al Asesor de Grupo y a la Coordinación para su visto bueno (firma), y la mismas deberán luego ser presentadas al Asesor de Grupo y a cada uno de los Educadores de las clases en que estuvo ausente el Estudiante para su respectiva notificación y firma.

3. Las excusas al cumplir con las condiciones descritas garantizarán el derecho del Estudiante a que le sean practicados los eventos evaluativos que no desarrolló durante su ausencia.

4. Cuando la inasistencia sea por motivos de enfermedad y superiores a tres (3) días requieren ser acompañadas de incapacidad médica.

5. La excusa debe ser entregada dentro del primer día hábil en que el Estudiante se reincorpora a clases.

6. El Estudiante que no presente excusa debidamente diligenciada por escrito en el tiempo estipulado perderá el derecho a ser evaluado o a la entrega de trabajos u otros.

7. El Orientador de Grupo hará el respectivo registro de convivencia al Estudiante que no presente oportunamente la excusa correspondiente a su ausencia.

11.7. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA MATRÍCULA.

Según el Artículo 95 de la Ley 115 de 1994, la matrícula es el acto que formaliza la vinculación del Estudiante al servicio educativo. También se expresa en el Artículo 96 que el reglamento interno de la Institución Educativa establecerá las condiciones de permanencia del Estudiante en el plantel y el procedimiento en caso de exclusión. El proceso de matrícula debe ser realizado por el Padre de Familia y/o Acudiente, con lo cual se acepta que la formación del Estudiante es un acto de corresponsabilidad entre el Estado, la familia y la Institución Educativa.

11.8. PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES NUEVOS.

1. Se realiza la proyección de cupos con la Secretaría de Educación del Municipio de acuerdo con el número de Estudiantes efectivamente matriculados, el índice de reprobación proyectado y la capacidad física de las aulas.

2. Se realiza proceso de inscripción de Estudiantes nuevos por parte de la Secretaría de Educación, mediante ficha que deben diligenciar los Padres de Familia y/o Acudientes.

3. La Secretaría de Educación notifica a la Institución los Estudiantes asignados según el proceso municipal. Cuando se ha agotado este proceso y quedan aún cupos disponibles la Institución se encarga de repetir los tres puntos anteriores, para que se realice el proceso interno en el SIMAT, cumpliendo con los requisitos exigidos. Dando prioridad a los Estudiantes que pertenezcan a las Instituciones o Centros Educativos con convenio.

4. Los Acudientes de los Estudiantes con cupo asignado deben presentarse con el Estudiante en la Secretaría de la Institución para la firma del contrato de matrícula, aportando los documentos que se listan en la respectiva orden de matrícula.

5. Deben presentarse a la matrícula el Estudiante y el Padre o Madre de Familia.

6. Solo se acepta como Acudiente diferente al Padre de Familia a quien presente autorización escrita, orden judicial, carta de ICBF o declaración extra juicio donde se le asigna tal responsabilidad; en todo caso no se aceptan menores de edad.

7. Quien no se presente en la fecha y hora indicada o no presente la totalidad de los requisitos, será entendido, de acuerdo con las normas vigentes como cupo no utilizado y se dispondrá de él para atender la solicitud de un nuevo Estudiante.

10. El Acudiente del Estudiante nuevo recibirá el manual de Convivencia de la Institución al momento de la matrícula.

11. Una vez firmado el contrato de matrícula el Estudiante es remitido a la Coordinación  para que sea ubicado en el respectivo grupo.

11.9. PROCEDIMIENTO DE RENOVACIÓN DE MATRÍCULA.

1. Antes de finalizar el año escolar la Institución desarrolla, en coordinación con la Secretaría de Educación Municipal, el proceso de inscripción de los Estudiantes matriculados y que desean continuar el siguiente año escolar en la Institución. En este proceso a la vez se registra en el SIMAT los Estudiantes que solicitan traslado para otra Institución.

2. Luego de las inscripciones se procede a la renovación de matrícula de todos los Estudiantes, los cuales inicialmente se matriculan para el grado siguiente, situación que se confirmará o modificará al cierre del año escolar.

3. Para renovar el contrato de matrícula se deben presentar el Estudiante y el Acudiente ante secretaría, en la fecha establecida para ello, aportando los documentos que se listan en la respectiva orden de matrícula.

4. Sólo se acepta como Acudiente diferente al Padre de Familia a quien presente autorización escrita de los Padres de Familia para ser Acudiente permanente del Estudiante, orden judicial, carta de ICBF o declaración extra juicio donde se le asigna tal responsabilidad; en todo caso no se aceptan menores de edad como Acudientes.

5. La renovación de matrícula constituye la prórroga del contrato mismo, por lo tanto su firma implica la aceptación del manual de Convivencia.

6. Quien no se presente en la fecha y hora indicada o no presente la totalidad de los requisitos, será entendido, de acuerdo con las normas vigentes como cupo no utilizado y se dispondrá de él para atender la solicitud de un nuevo Estudiante.

11.10. PROCEDIMIENTO PARA REVOCATORIAS Y NUEVAS ELECCIONES.

El Personero Estudiantil, el Contralor Estudiantil y/o los miembros de los diferentes órganos escolares elegidos democráticamente podrán ser objeto de revocatoria de su designación por parte del estamento o grupo que los eligió, ello motivado en:

1. Incumplimiento de las funciones propias del cargo, las establecidas en este Acuerdo de Convivencia, y/o en la legislación vigente.

2. Incumplimiento de la propuesta de trabajo o compromisos que presentó por escrito o en forma oral durante el proceso electoral.

3. Revocatoria por Incurrir en una falta grave o gravísima, o en un delito tipificado dentro del Código Penal Colombiano.

En el caso del Personero Estudiantil y Contralor Estudiantil, corresponderá al Consejo Estudiantil aprobar o no el inicio de una votación general de Estudiantes para decidir la posible revocatoria de la designación de los mismos; en caso de ser aprobada la mencionada revocatoria por la mitad más uno de los votos, tomará posesión quien haya obtenido la segunda mayor votación en las elecciones originales del respectivo año para Personero Estudiantil o Contralor Estudiantil, según sea el caso.

En el caso de los demás miembros de los diferentes órganos colegiados, será el respectivo órgano (sea Grupo de Clase, Padres de Familia, Educadores, Consejo de Padres, Consejo Estudiantil, Consejo Directivo, Asociación de Egresados o Sector Productivo) quien democráticamente decidirá sobre la posible revocatoria de la designación, la cual podrá darse contando con la mitad más uno de los votos de los asistentes a la reunión del respectivo órgano. En caso de revocatoria de este tipo el mismo órgano escolar procederá a elegir el nuevo designado democráticamente y por mayoría simple.